En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, y a su decreto reglamentario 1377 de 2013 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, y al decreto 886 de 2014 por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.” Y se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 y la Circular 008 de 2020 proferida por la Superintendencia de Industria y Comercio, relativo al registro nacional de bases de datos, INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa los lineamientos generales en esta materia a efectos de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

1. DEFINICIONES:

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

La responsable del tratamiento de sus datos personales es INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS, identificada con Nit: 900579930-5, ubicada en la carrera 17 C # 57 – 28 del Municipio de Bucaramanga, teléfono: 037-6446623 correo electrónico: protecciondatos@indulacteos.com Contacto: A través de cualquiera de los canales de Atención al Cliente que INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS, tiene dispuestos.

3. TRATAMIENTO DE LOS DATOS

A través de esta política, INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS, en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra.

La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS, como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la entidad hayan suministrado datos personales.

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, servicio o beneficio de INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS, el titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria.

INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS, se encarga directamente del tratamiento de los datos personales; sin embargo, podrá delegar a un encargo directamente vinculado a la empresa. INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS, exige al encargado la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de estos.

4. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

La autorización para el tratamiento de sus datos personales permite a INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:

a). Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del cliente aplicable a INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS.

b). Desarrollar la misión de INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS.

c). Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a exempleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.

d). Realizar encuestas relacionadas con los servicios de INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS.

e). El tratamiento y protección de los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónico, redes sociales y teléfono).

5. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

a). Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b). Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;

c). Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d). Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente política y las demás leyes, normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e). Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f). Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

6. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.

INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS suministrará la información a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, además de proveer de conocimiento a sus tutores acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

7. CONSULTAS

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en cualquier base de datos de INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS. La sociedad como responsable de la Información suministrarán a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

La consulta se formulará por los titulares o sus causahabientes de forma escrita, dirigida al siguiente Contacto: protecciondatos@indulacteos.com mencionando información suficiente para identificar los datos del titular requeridos.

INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS hará constar la fecha de recepción de la misma y se encargarán de darle trámite.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8. RECLAMOS

El titular, o sus causahabientes, que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos por la ley, podrán presentar su reclamación ante INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS o el responsable de la Información, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si quien reciba el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 Demostración. INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS, se encuentra en capacidad de suministrar a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que ha implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013, el decreto 1074 de 2015 la Circular 008 de 2020 de la SIC así:

 a). La naturaleza jurídica de INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS su tamaño empresarial, teniendo en cuenta que se trata de una gran empresa, de acuerdo con la normativa vigente.

 b). La naturaleza de los datos personales objeto del tratamiento.

 c). El tipo de Tratamiento.

 d). Los riesgos potenciales que el referido tratamiento podrían causar sobre los derechos de los titulares.

INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS cuenta con la capacidad de hacer una descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada y una explicación sobre la relevancia de los datos personales en cada caso.

Quienes efectúen el Tratamiento de los datos personales en INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS cuentan con la capacidad de suministrar la evidencia sobre la implementación efectiva de las medidas de seguridad apropiadas:

10. RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PARA DAR CUMPLIMIENTO A PROTOCOLOS DE BIOSEGURIDAD PARA MITIGAR, CONTROLAR Y REALIZAR EL ADECUADO MANEJO DEL RIESGO DE LA PANDEMIA POR EL COVID-19, en cumplimiento de la circular 008 de 2020 de la SIC

INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS, acata y respeta las directrices fijadas por El Ministerio de Salud y Protección Social emitidas a través de las varias resoluciones mediante las cuales se adoptan protocolos de bioseguridad para mitigar, controlar y realizar el adecuado manejo del riesgo de la pandemia por el Coronavirus COVID-19 respecto de diversas actividades, servicios, sectores, procesos, establecimientos y lugares. La implementación de lo ordenado en algunas de las resoluciones implica la recolección y tratamiento de datos personales.

PRIMERO: INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS: En cumplimiento de la regulación de tratamiento de datos personales comprende que Las Resoluciones del Ministerio de Salud y Protección Social no suspenden el derecho fundamental a la protección de datos personales, cuya normativa sigue plenamente vigente y es de obligatorio cumplimiento para los responsables y Encargados del Tratamiento de Datos Personales.

SEGUNDO: INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS se obliga en el proceso de recolección de datos personales a:

a). No utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales.

b). A informar a la persona la finalidad específica de la recolección de sus datos.

c). A no recolectar cualquier dato, sino solo aquel o aquellos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son requeridos.  Los responsables del Tratamiento de Datos Personales deben estar en capacidad de justificar o explicar la necesidad de recolectar los datos que solicitan a las personas.

d). A no recolectar sino los datos exigidos expresamente por el Ministerio de Salud y Protección Social para efectos de dar cumplimiento a los protocolos.

e). Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin la autorización previa, expresa e informada del Titular. La autorización se puede obtener por cualquiera de los mecanismos – escrito, verbal, electrónico o conductas inequívocas – previstos en el artículo 7° del Decreto 1377 de 2013, pero el responsable de su tratamiento tiene el deber de conservar prueba de dicho consentimiento.

TERCERO: INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS, debe informar al ciudadano la norma específica (LEY 1581 DE 2012) que ordena recolectar los datos que se le solicitan para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad.

Para comunicar lo anterior pueden usarse, entre otras, los avisos de privacidad para que las personas conozcan por qué se está recolectando sus datos personales. El texto de los avisos de privacidad debe contener lo que ordena el artículo 15 del Decreto 1377 de 2013, el cual se trasmite a través de mensaje electrónico y en medio físico se publica en el lugar de domicilio de las sedes de INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS.

CUARTO: Seguridad y confidencialidad de los datos. INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS, ha implementado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como garantiza los principios de confidencialidad, acceso y circulación restringida.

QUINTO: Política de tratamiento de información. Esta Política de Tratamiento de Información (PTI), además de incluir los mecanismos y procedimientos para que los ciudadanos ejerzan sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir sus datos o revocar su autorización, comprende todo lo demás que ordena el Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.

SEXTO: Limitación temporal del uso de los datos. Los datos recolectados para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad únicamente se podrán usar para los fines indicados por el Ministerio de Salud y Protección Social, y sólo se podrán almacenar durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos protocolos. Una vez cumplida la finalidad, INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS suprimirá de oficio los datos recolectados.

SEPTIMO: Garantizar responsabilidad reforzada sobre el tratamiento de datos sensibles y no condicionar ninguna actividad al suministro de estos. En caso de que se recolecten datos sensibles, se debe tener en cuenta que la recolección, uso, circulación y tratamiento de estos debe estar rodeado de especial cuidado y diligencia en su recolección, uso, seguridad o cualquier otra actividad que se realice con estos. Es de notar que ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.

OCTAVO: Registro de Bases de Datos en la SIC. INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS, En el evento que creen nuevas bases de datos para dar cumplimiento a los protocolos, efectuará las anotaciones correspondientes en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, esto dentro de los dos (2) meses siguientes a su creación.

11. VIGENCIA

La presente política rige a partir de su aprobación.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Aprobado y dado en Bucaramanga, a los 16 días del mes de octubre de dos mil veinte (2020).

DIANA CAROLINA PINTO MAYORGA

REPRESENTANTE LEGAL INDULACTEOS DE COLOMBIA SAS.